Diarium och arkiv
Du som medborgare har rätt till insyn i all offentlig verksamhet genom verksamhetens allmänna handlingar. Region Värmland är därför skyldiga att se till att dessa handlingar är lätta att hitta. Allmänna handlingar registreras därmed i ett diarium och flyttas så småningom över till ett arkiv.
Diarium
Region Värmland och alla offentliga verksamheter måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. Registreringen och förvaringen görs i diarium.
Regionen registrerar ärenden så snart de initieras, när handling kommer in till regionen eller när regionen påbörjar sitt arbete med ett ärende. I regionens diarium finns det både pågående och avslutade ärenden. I vissa ärenden kan det därför finnas handlingar som är under bearbetning. Sådana handlingar har ännu inte upprättats till sin slutliga form och är därför inte allmänna.
Handlingar
En handling kan beskrivas som någonting som innehåller någon form av information. Vanligen är det brev, protokoll, beslutsunderlag och beslut men det kan också vara e-mejl, film- eller ljudinspelning.
En handling kan vara allmän eller inte allmän. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och har inkommit dit eller upprättats där, exempelvis ett brev som inkommit till Region Värmland. Ett exempel på handling som inte är allmän är tjänstepersoners interna arbetsmaterial eftersom handlingar ännu inte har upprättats i sin slutliga form.
Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda. Handlingen är i regel offentlig om den inte omfattas av sekretess.
Sekretess
Sekretessbelagda handlingar innehåller uppgifter som av olika anledningar är känsliga. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda en privatpersons integritet genom att sekretessbelägga uppgifter om hälsotillstånd eller ekonomi.
Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter som ska hanteras med sekretess. Det innebär att regionen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas.
Så begär du ut allmänna handlingar
Vill du ta del av Region Värmlands allmänna handlingar är du välkommen att kontakta diariet. Se kontaktinformation nederst på sidan.
Enligt lag behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna handlingar. Du behöver heller inte ange varför du vill ha handlingarna. Endast om de handlingar du önskar ta del av omfattas av sekretess får en tjänsteperson fråga dig om din identitet och ditt syfte för att kunna avgöra om sekretessen gäller eller inte.
Kostnader för kopior
Vid begäran om att få kopior av allmänna handlingar tar Region Värmland ut en avgift om antalet sidor överstiger 9 sidor. Regionfullmäktige har beslutat att avgiften för kopior av allmänna handlingar är 50 kr för 10 sidor och därefter 2 kr per sida.
Tidsaspekt
Enlig Förvaltningslagen ska allmänna, offentliga handlingar lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker organisationen. Personalen har dock rätt till en skälig tid för att söka och ta fram begärda handlingar.
Överklaga beslut
Om du nekas att ta del av en handling har du enligt lag rätt att få ett skriftligt besked om detta. Om du anser att regionen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten.
Arkiverade allmänna handlingar
Allmänhetens rätt att ta del av regionens allmänna handlingar gäller även för handlingar bakåt i tiden, oavsett på vilket medium de har lagrats.
Kontaktinformation
Du är välkommen att kontakta oss med din begäran om utlämning av allmänna handlingar, eller andra frågor och funderingar som du har.
Diariet
Telefon: 010-831 43 25 eller 010-831 42 08
E-post: region@regionvarmland.se
Besöksadress
Regionledningskontoret
Rosenborgsgatan 50
Karlstad