Schysta möten
Ett schyst möte är effektivt och produktivt samtidigt som alla kommer till tals och vågar ge sin input. Här får du tips på hur ni kan börja införa en schyst möteskultur på arbetsplatsen.
Gör så här
Börja med att se över rutinerna.
Prata om och bestäm gemensamt vad som gäller före, under och efter möten. Stäm av efter en tid att ni följer det ni kommit överens om.
Fundera över inledningen.
Skapa trygghet och gemensam förståelse genom att berätta om mötets agenda, syfte och mål. Berätta också vilka förväntningar du har på mötesdeltagarna när det kommer till att bidra under mötet, och ställ frågor kring deras egna förväntningar.
Glöm inte förberedelserna.
Alla mötesdeltagare läser på i förväg och förbereder det som behövs inför mötet. Fundera på vad du själv vill få ut av mötet och vad du kan bidra med.
Skriv ner vad som sägs.
Om det är relevant så tar ni anteckningar i form av minnesanteckningar eller protokoll. Se till att ni turas om att anteckna så att alla i gruppen har fört anteckningar någon gång.
Var uppmärksamma.
Låt alla i gruppen få utrymme i dialogen. Lyssna aktivt genom att ställa frågor och uppmuntra varandra. Testa att utse en person som fördelar ordet och ser till att alla får komma till tals.
Alla kan göra sitt till.
Alla är viktiga och varje person kan bidra med sitt unika perspektiv. Det ger energi till gruppen och möjligheter att möta problem och hitta nya lösningar i verksamheten.
Ge alla chansen.
En runda betyder att deltagarna får ordet en i taget. Låt en person börja och fortsätt sedan medsols. Den som talar får tala till punkt innan nästa tar vid. Övriga lyssnar.
Tips!
En kort runda passar bra för att inleda ett möte. Ställ en fråga som: Vad är du glad över just nu? Vilken känsla går du in i mötet med? En runda kan också avsluta ett möte med en fråga som: Vad tar du med dig från mötet? Vad ser du fram emot och vad är veckans eller dagens utmaning?
Fundera över indelningen.
Skapa ny dynamik i rummet genom att möblera om. Låt deltagarna få andra platser än vad de är vana vid för att skapa nya samtal. Du kan prova att placera bord i öar eller lägga ut deltagarnas namnbrickor i förväg.
Tips!
Du kan också slumpa grupper genom lottning eller att deltagarna själva delar in sig i grupper efter något oväntat, till exempel vilken månad man är född eller färg på skorna. Du kan också be dem söka upp tre personer som de inte arbetat så mycket med tidigare.
Vad skiljer digitalt från fysiskt?
Öva på att skapa delaktighet även i digitala rum. Här är några tips:
- Förbered digitala grupprum för samtal i smågrupper. Förbered någon i varje grupp på att ta anteckningar och dela med sig i storgrupp.
- Använd chatten och en moderator för diskussioner, och sammanfatta sen i helgrupp.
- Testa digitala verktyg som Menti eller Kahoot för att skapa omröstningar, göra quiz eller ställa frågor och få svar.
- Ha flera korta möten i stället för få och långa. Då blir det lättare att fokusera.
Planera avrundningen.
Se till att ägna några minuter för själva avslutningen av mötet. Sammanfatta det som sagts och tydliggör om något ska utföras och av vem till nästa möte.
Kom ihåg att lyfta andras insatser och bidrag. Tacka för att alla tagit sig tid att delta. Var öppen för att ta emot feedback om det finns något i mötets upplägg som kan förbättras.