Region Värmland logga

Tolkförmedling för språktolkar

Region Värmland har flera rangordnade leverantörer för språktolkning. Tolkningen kan ske via telefon, video eller på plats. Det går att boka akut tolkning dygnet runt, alla dagar. Ange alltid patientens fullständiga personnummer eller reservnummer i beställningen.

Care to Translate - app med färdiga fraser, samlad information och enkel bokning av tolk

Vid korta möten räcker det ofta med att använda appens egna översatta fraser för vårdkommunikation. Använd den vid spontana möten, innan du fått tag i en tolk eller om tolken uteblir.

I appen finns information om alla tolkleverantörer som regionen har avtal med, inklusive länkar direkt till leverantörerna för att boka tolk.

Mer om översättningsappen Care to Translate

Obs!

  • Anlita endast professionella tolkar. Anhöriga eller bekanta till patienter ska inte användas som tolkar. 
  • Teckenspråkstolkning ingår inte i avtalet utan bokas via 
    Tolkcentralen.

Upphandlade tolkleverantörer

Att anlita tolk är kostsamt för din verksamhet. Därför att det viktigt att du följer den upphandlade rangordningen. Rangordningen hittar du under "Så gör du" och sedan det utfällbara fältet "2. Välj tolk efter rangordning".

Första bokningen

Boka via telefon för att få verksamhetens kundnummer och uppge e‑postadress till funktionsbrevlåda.

Läs mer om funktionsbrevlådor under det utfällbara fältet "3. Genomför din bokning" på denna sida.

Ring Digitaltolk på 010-199 45 00 

Boka tolk

Välj mellan telefon- och videotolk när du beställer.

Avvikelser

E-posta avvikelser till info@digitaltolk.se, med kopia till tolk@regionvarmland.se.

Läs mer om avvikelser under det utfällbara fältet "4. Rapportera eventuella avvikelser" på denna sida.

Första bokningen

Varje enhet har en gemensam inloggning. Kontakta supporten via e-post för att lägga till inloggningsuppgifter i systemet för just din enhet.

Läs mer om att använda funktionsbrevlådor för att hantera er inloggning under det utfällbara fältet "3. Genomför din bokning" på denna sida.

Järva tolks support (support@jarvatolk.se)

Boka tolk

  1. Gå in på jarvatolk.se och klicka på "Webbportal/kund".
  2. Uppge ditt användarnamn samt lösenord. Behöver du support når du dem via e-post.
    Järva tolks support (support@jarvatolk.se)
  3. Vid ny beställning ange patientens namn och personnummer alternativt reservnummer. Vid skyddat ID anges inga personuppgifter. Personer som vistas utan tillstånd (så kallade "papperslösa") registreras: Okänd man eller kvinna och reservnummer. Följ riktlinjer för registrering av anonyma.

Akuta bokningar och avbokningar

Obs!

Har du behov av en tolk igen efter en avslutad tolkning? Beställ då en ny tolk. Ring inte upp tolken igen efter avslutad tolkning. 

För akuta bokningar av dari, persiska, arabiska och somaliska använd tjänsten "Tolk on demand". Dessa tolkar sitter i ett callcenter och tar emot akutbokningar via knappval. 

Lathund för akuta bokningar av dari, persiska, arabiska och somaliska (pdf) Pdf, 124 kB.

Vid övriga akuta bokningar och avbokningar ring Järva Tolk växel på ett av följande nummer:

Avvikelser

E-posta avvikelser till info@jarvatolk.se, med kopia till tolk@regionvarmland.se.

Läs mer om avvikelser under det utfällbara fältet "4. Rapportera eventuella avvikelser" på denna sida.

Nytt bokningssystem

Den 1 maj 2023 bytte Karlstad tolkcentral bokningssystem.

Information skickades via e-post till alla befintliga användare när det nya systemet TAQS togs i drift.

För frågor om systemet, kontakta Karlstad tolkcentral.

Du hanterar det mesta kring dina bokningar själv via Karlstad tolkcentrals webbportal.

Taqs Web Portal (tsronline.se)

Boka tolk

  1. Ange användarnamn och lösenord. Nya inloggningsuppgifter får du via telefon, ring Karlstad tolkcentral på 054-540 52 99
  2. Fyll i begärda uppgifter enligt formuläret, vissa är tvingande och vissa är frivilliga.
  3. Fyll i e-postadress om du vill att bekräftelse och eventuella ändringar ska skickas via e-post till dig. Rekommendationen är att använda en funktionsbrevlåda, då får alla på enheten ett e-postmeddelande.
  4. Ange patientens namn och personnummer alternativt reservnummer. Vid skyddat ID anges inga personuppgifter. Ange "Okänd man eller kvinna" om de är personer som vistas utan tillstånd (så kallade "papperslösa") och reservnummer. Följ riktlinjer för registrering av anonyma.

Akuta bokningar och avbokningar

Ring Karlstad tolkcentral på 054-540 52 99. Efter klockan 16.30 kopplas du till SOS.

Avvikelser

E-posta avvikelser till camilla.vallhagen@karlstad.se med kopia till tolk@regionvarmland.se.

Du kan också välja att göra en återkoppling eller avvikelse direkt via webbportalen och behöver då inte göra någon ytterligare avvikelserapportering.

Taqs Web Portal (tsronline.se)

Läs mer om avvikelser under det utfällbara fältet "4. Rapportera eventuella avvikelser" på denna sida.

Första bokningen

Följ instruktionen på inloggningssidan.

Semantix tolktjänster (semantix.se)

Boka tolk

  1. Gå in på Semantix webbplats och klicka på "Boka tolk i kundportalen".
  2. Fyll i begärda uppgifter enligt formuläret, vissa är obligatoriska och vissa frivilliga.
  3. Fyll i e-postadress om du vill att bekräftelse och eventuella ändringar ska skickas via e-post till dig. Rekommendationen är att använda en funktionsbrevlåda, då får alla på enheten ett e-postmeddelande.
  4. Ange patientens namn och personnummer alternativt reservnummer. Vid skyddat ID anges inga personuppgifter.
  5. Personer som vistas utan tillstånd (så kallade papperslösa) registreras som "Okänd man eller kvinna och reservnummer". Följ riktlinjer för registrering av anonyma.

Akuta bokningar och avbokningar

Ring Semantix på 077-045 74 00 (öppet dygnet runt).

Avvikelser

E-posta avvikelser till info@semantix.se, med kopia till tolk@regionvarmland.se.

Läs mer om avvikelser under det utfällbara fältet "4. Rapportera eventuella avvikelser" på denna sida.

Första bokningen

Boka via telefon för att få verksamhetens kundnummer och uppge e‑postadress till funktionsbrevlåda.

Läs mer om funktionsbrevlådor under det utfällbara fältet "3. Genomför din bokning" på denna sida.

Boka tolk

Avvikelser

E-posta avvikelser till info@sprakservice.se, med kopia till tolk@regionvarmland.se.

Läs mer om avvikelser under det utfällbara fältet "4. Rapportera eventuella avvikelser" på denna sida.

Så gör du

Rutinerna gäller både anställda inom Region Värmland och privata vårdgivare som har avtal med Region Värmland.

Räcker det med appen?

Innan du bestämmer dig för att boka en tolk - kan appen Care to Translate räcka? Den har en mängd färdiga fraser att använda för enklare kommunikation och kortare besök.

Mer om översättningsappen Care to Translate

Val av telefon-, video- eller platstolk

Välj alltid telefon- och videotolk om det är möjligt. Genom att minimera användandet av platstolkningar sparar vi tid, miljö och pengar. Tolken kan ta fler uppdrag från sitt kontor än på plats, samtidigt som dyra och miljöovänliga resor minimeras.

Kontakttjänster

Använd en av dessa tjänster för att kontakta tolken:

Använd inte Facetime, Whatsapp, Messenger eller liknande tjänster. De kan dela information med tredje part och är inte lämpliga i vårdsammanhang.

Att anlita tolk är kostsamt för din verksamhet. Därför att det viktigt att du följer den utsedda rangordningen. Rangordningen innebär att leverantör 1 ska användas i första hand. Kan inte leverantör 1 tillgodose önskemålet väljer du leverantör 2 och så vidare.

Följer du inte rangordningsprincipen kan leverantörer kräva skadestånd. Leverantörsfakturor granskas därför regelbundet av asyl- och flyktingenheten.

Telefontolk

  1. Järva Tolk
  2. Digitaltolk
  3. Semantix
  4. Språkservice
  5. Karlstads Tolk­central

Videotolk

  1. Digitaltolk
  2. Semantix
  3. Karlstads Tolk­central
  4. Språkservice

Platstolk

  1. Karlstads Tolk­central
  2. Språkservice

Mer information om leverantörerna hittar du under "Upphandlade tolkleverantörer" på denna sida.

Du ska endast boka de tolktjänster som är upphandlade hos respektive leverantör. Hur du bokar tolktjänsten framgår på respektive leverantörs webbsida. Innan du bokar behöver du ha följande information redo.

Beställar-ID

Beställar-ID 2310101 är  gemensamt för alla regionens tolkbeställningar och behöver endast anges när man registrerar sig som kund första gången. De upphandlade leverantörerna har denna information. Samlingsfakturan betalas av Region Värmland. 

Funktionsbrevlåda

Beställande enhet behöver en funktionsbrevlåda för att kunna ta emot bokningsbekräftelser. Fax får inte användas. 

Enhetschefen beställer funktionsbrevlåda hos region-IT (intern sida) och beställande medarbetare lägger till den i sin egen Outlook. Privata vårdgivare ordnar egen funktionsbrevlåda.

Kundnummer

Om enheten redan har ett kundnummer sen tidigare ska det gamla kundnumret användas. Är det första gången enheten bokar hos leverantören, så får enheten ett nytt kundnummer och inloggning.

Utförliga kontakt- och patientuppgifter

Tack vare att de upphandlade tolkarna har skrivit på avtal om tystnadsplikt kan vi lämna ut personlig information. Utan fullständiga personuppgifter på fakturan kan vi inte härleda tolkningen, och därmed inte få den ersättning som vi har rätt till från Migrationsverket. Därför är patientens person- eller reservnummer obligatoriskt, med undantag för den som har skyddat ID.

Ange alltid:

  • Beställarens och tolkanvändarens fullständiga namn.
  • Telefonnummer och mejladress.
  • Patientens fullständiga namn och person-/reservnummer ska alltid anges, utom vid skyddade personuppgifter. 
    Dessa uppgifter behövs enligt regionens avtal för att undvika jävsituationer, kunna granska fakturor samt erhålla ersättning från Migrationsverket.

Vårt viktigaste verktyg för att säkerställa att vi får den kvalitet vi efterfrågar är genom att dokumentera avvikelser. På så sätt höjer vi kvalitén samt minskar kostnader för en levererad produkt som inte stämmer överens med våra krav.

Regionen har rätt till olika typer av ersättningar om uppdraget inte utförs enligt beställning. Det är därför mycket viktigt att avvikelser dokumenteras och anmäls enligt fastställda rutiner.

På senare år är det färre avvikelser gällande tolk och regionen har kontinuerlig uppföljning med bolagen.

Följande uppgifter är obligatoriska vid avvikelserapportering

  • Uppdragsnummer
  • Datum
  • Verksamhet
  • Typ av avvikelse
  • Kontaktperson samt telefonnummer

Anmäl avvikelser via e-post

Anmäl avvikelser via e-post eller webbtjänst till leverantören. För mer information se respektive tolkleverantör på denna webbsida.

Skicka alltid en kopia till tolk@regionvarmland.se.

Sidan uppdaterad