Det fria ordet - medarbetardriven utveckling på riktigt
På Hagaborgs trygghetsboende har de boende trådlösa trygghetslarm som möjliggör att snabbt få kontakt med personal vid alla tider på dygnet. Larmet är en stor trygghet för de boende men också den enda kommunikationsvägen kunderna har till personal som jobbar i huset. Det innebär att det larmas ofta och mycket, för stort och smått. För personalen skapar detta en stor stress och en ohälsosam arbetssituation.
Här beskriver Kristina Lindroth, HR-specialist i Karlstads kommun, hur de arbetat med att involvera medarbetare i arbetsmiljöarbetet.
Redan under den första workshopen tillsammans med medarbetarna synliggjordes att stress kopplat till larmet handlar om två saker, det ena de tekniska förutsättningarna och det andra vilka rutiner man har kopplat till larmet.
Fokuserade på rutiner kring larmet
Teknikdelen höll man redan på att jobba med i kommunen, så den plockades bort från projektet och i stället fokuserades arbetet på rutinerna kring larmet. Medarbetarna upplevde stress när det larmar och ”piper hela tiden", det skapar en känsla av att inte hinna med eller räcka till i arbetet.
Eftersom misstanken fanns att stressen upplevs olika så inriktades övningen på att ta fram kvalitativa data. Möjligheten fanns att plocka fram data som visar när det faktiskt larmar under dagen, med detta var ointressant då fokus låg på medarbetarnas perspektiv och upplevelse. Utmaningen behövde bli medarbetarnas och få dem att agera på den med sin kunskap och erfarenhet.
Som misstänkt, visade det sig att upplevelsen av larmet varierar väldigt mycket. Några medarbetare frågade skämtsamt om de ens jobbade på samma arbetsplats. Det visade sig att det inte är larmet i sig som skapar stress, utan snarare när personalen inte svarar på larm eller snäva tidsramar vid olika tillfälle under dagen.
Gjorde en användarresa
En mindre arbetsgrupp med medarbetare bildades för att fördjupa kunskapen kring vilket sätt larmet skapar stress i vardagen. Under den andra workshopen fick medarbetarna synliggöra en vanlig arbetsdag och när under dagen larmet upplevs som mest stressande – en användarresa.
På trygghetsboendet sammanställdes workshopresultat och intervjuer till en användarresa över medarbetarnas vardag.
Denna användarresa blev utgångspunkten när medarbetarna prioritera vad de ville jobba vidare med i projektet. En HR-strateg säger:
”Något som jag verkligen tycker har varit insiktsfullt är att jobba med visualisering. Att en bild, som användarresan, så enkelt kan skapa engagemang och samsyn, det är något en rapport aldrig kan skapa.”
Systematiska kartlägga larmandet
Medarbetargruppen föreslog, och det förankrades i ledningen, att man skulle jobba med att systematiskt kartlägga larmandet. Detta gjorde man genom en enkät med korta frågorna som besvaras under varje arbetspass. Svaren från enkäten arbetar arbetsgruppen vidare med för att förbättra arbetsmiljön ytterligare för sig själva och sina kollegor. En HR-strateg säger:
”De sista aktiviteterna handlade för oss på HR att stötta medarbetarna med en enkät, resten drev de själva. Det är ju drömmen.”
Utmaning
Kanske på grund av ovana, med grupperna hade det svårt att plocka ner utmaningarna till något de själva kan åtgärda. De flesta diskussionerna cirkulerade kring vad någon annan kan eller bör göra. Att omformulera utmaningsfrågan gjorde utmaningen mer greppbar och medarbetare och chef började skapa idéer på hur de kunde möta utmaningen. En HR-strateg säger:
”Medarbetarna har också genom tjänstedesign fått träna sig i att vara delaktiga och involverade och blivit engagerade i arbetsmiljöarbetet på ett helt annat sätt än tidigare”
Ny kommunikationslösning
Utifrån lärdomar från projektet på Hagaborg, kommer Karlstad kommun titta på en ny kommunikationslösning för äldre. För att tillgodose deras behov och ge dem fler möjligheter att få kontakt med personal och begriplighet över sin vardag.
Metod som användes