Hantera förändringar - implementering av nya arbetssätt
Olika personer tar sig an förändringar på olika sätt, vilket kan skapa en osäkerhet och spretighet i arbetsgruppen.
”Det största värdet med det här arbetssättet skulle jag säga att det är relativt enkelt, och det är så fantastiskt att se hur allt på något sätt bara växer fram, och att det är medarbetarnas process, det är de som bygger.”
Det började med att vi valde ut en grupp medarbetare som deltagare i projektet. Det var en arbetsgrupp där det fanns en ganska hög sjukfrånvaro och en del andra saker som inte fungerade så bra i arbetsmiljön.
Hela tanken med projektet var att alla medarbetare skulle vara med i det här arbetet, och vi började med att kartlägga och synliggöra de underliggande orsakerna till den höga sjukfrånvaron och oron i arbetsmiljön.
Saknades samsyn
Det vi ganska snart kunde se var att man jobbat ganska olika, det fanns ingen samsyn i gruppen och spretigheten gav en känsla av otillräcklighet hos medarbetarna. Den höga sjukfrånvaron ledde också till att man hade många vikarier inne, som då också jobbade på olika sätt. Det vi också kunde se var, att när något nytt kom in i arbetsgruppen, såsom ett nytt arbetssätt eller ett nytt verktyg, var det några som var på tåget direkt och körde på medan andra var mer osäkra och hamnade i bakvattnet. En HR-specialist säger:
”När det förändringsarbete drar igång är det alltid några som är med på tåget direkt, medan andra blir osäkra och hamnar i bakvattnet.”
Synliggjorde insikter
Vi tror att det som hjälpte den här gruppen med allra mest, var att vi synliggjorde våra insikter för dem utifrån deras behov. När de fick dessa presenterade för sig kunde de själva se och formulera problemet, och de uttryckte det som att man hade en otrygghet i arbetsgruppen, där olika personer tog sig an förändringar på olika sätt, vilket skapade den här spretigheten.
Veta, känna, göra
Arbetsgruppen fick härifrån jobba med en modell "Veta, Känna, Göra" för att definiera vad som är viktigt för medarbetarna vid förändringsarbete. Arbetet skapade på så sätt en slags check-lista där man kunde kolla av med sina kollegor att alla var med på tåget innan man gick vidare. Man fick en gemensam samsyn i och med att alla medarbetarnas perspektiv synliggjordes vilket också tydliggjorde hur man kan hjälpa varandra.
Utmaningen nu är att man fortsätter med samma tänk oavsett vilket förändringsarbete det gäller, kanske behöver man återkomma till det här initiala arbetet för att påminna sig själva vilken resa man gjort.
Det största värdet med det här arbetssättet skulle vi säga att det är relativt enkelt, och det är så fantastiskt att se hur allt på något sätt bara växer fram, och att det är medarbetarnas process, det är de som bygger.
Metoder som användes
Vi gjorde en användarresa om vad som är viktigt före förändringen ska införas, under införandet och efter implementering ägt rum.
Vi beskrev också utifrån ”Veta, Känna, Göra”-modellen medarbetares behov av att
- Veta: Få information eller kännedom
- Känna: Vilja, engagemang och motivation
- Göra: Öva och träna för att känna trygghet i nytt arbetssätt