Planeringsgruppen består av vårdpersonal som är samtalsledare, erfaren brukare och/eller närstående och ibland utbildningssamordnaren.

Det är samtalsledarna som är sammankallande för planeringsmötena. Det finns en dagordning med punkter som kan användas som stöd i arbetet (se under steg 3.) Man brukar ha 1–2 planeringsmöten á en timme per gång för att planera en utbildning.