Involvering för att skapa nya policys
I Filipstad togs det fram en policy för distansarbete med hjälp av tjänstedesign.
I denna film diskuteras frågan om man kan involvera medarbetarna när nya policys ska tas fram.
Att det blev just distansarbetet var för att projektet dels genomfördes mitt under en pandemi, dels för att det är en stor del av framtidens arbetsplats – speciellt för Filipstad. Processen lyfter hur man kan få in fler perspektiv i beslutsunderlag och effekter av arbetssättet i hela organisationen.
Fokusera på framtidens arbetsplats
Efter ett initialt utforskande tillsammans med medarbetarna beslutades det att projektet skulle fokusera på framtidens arbetsplats. Filipstad är en liten kommun med många arbetspendlare där det är av största vikt att skapa en attraktiv arbetsmiljö både för att få och behålla kompetens. En stor del av framtidens arbetsplats kom att handla om distansarbete och det blev också det som projektet slutligen fokuserade på – att skapa en policy för distansarbete med hjälp av tjänstedesign. Att projektet genomfördes mitt i en pandemi gjorde att frågan blev än mer aktuell. En medarbetare säger:
”Pandemin gjorde att framtiden kom lite snabbare än vad vi tänkt, men vi har sått ett frö hur medarbetarnas perspektiv kan vara med och skapa en attraktivare arbetsmiljö.”
Kvalitativ undersökning genomfördes
Det genomfördes en kvalitativ undersökning med arbetsgruppen där de fick uttrycka sin upplevelse av distansarbete. Det var av stor vikt att prata både med de som hade och de som inte hade möjlighet att arbeta på distans, för att fånga allas perspektiv. En medarbetare säger:
”Det finns en kultur av att man behöver vara på jobbet för att jobba. Det är något vi behöver fortsätta arbeta med tillsammans för att bli en attraktiv arbetsplats framöver.”
En mindre arbetsgrupp analyserade svaren och sammanställde det efter en modell som kallas effektkarta, vilken döptes om till arbetsmiljökartan, där medarbetaren placerades i mitten och frågorna blev behoven som uttryckts runt omkring.
Även en kvantitativ undersökning gjordes som skickades till alla som hade jobbat på distans under året, utifrån den undersökningen kunde vi hitta svar i den kvalitativa undersökningen.
Policyn fick tre ben
Policyn för distansarbete fick slutligen tre ben, ett ben blev ramverket, ett annat de tillhörande riktlinjerna och det tredje benet var en arbetsmiljökarta.
I de två första benen lyftes medarbetarnas perspektiv in tillsammans med de lagkrav som finns kring distansarbete. Dessa riktar sig främst till chefer för att ge struktur kring vad de ska tänka på och ta hänsyn till.
Det tredje benet, arbetsmiljökartan, blev arbetsgruppens och chefens gemensamma verktyg. Kartan belyser de frågor och eventuella problem som kan dyka upp när det gäller distansarbete men betonar också det som fungerar bra.
Det som skiljer detta arbete från en mer traditionell policyframtagning är att medarbetarna var med från början och verktyget har blivit deras.
Här beskriver Kristina Ling, delprojektledare i Filipstads kommun, lite mer utförligt hur de arbetade med att ta fram policyn. Annika Alfredsson, HR-chef intervjuas av Lars Boström, tjänstedesigner kring vilket lärande de tar med sig från arbetet.
Skärmdump av visualisering av beslutsunderlaget.
Nya beslutsunderlag och visualisering