Nya beslutsunderlag
För att ta fram mer fullständiga beslutsunderlag i en verksamhet behöver vi arbeta på nya sätt. Både som medarbetare och beslutande chefer. Här delar vi erfarenheter från två verksamheter som under projekttiden testat att ta fram beslutsunderlag på nya sätt.
När vi tar beslut i en verksamhet gör vi det med utgångspunkt i våra erfarenheter och utifrån vårt aktuella kunskapsläge. Vi kanske gör en omvärldsspaning för fler perspektiv, jämför oss med andra och lyfter in relevant forskning. Men hur ofta involverar vi de personer som sitter inne med den verkliga kunskapen, experterna i verksamheten, de som är närmast grundfrågan, medarbetarna?
Mer fullständiga och bättre balanserade beslut
Som komplement till kvantitativa data vid beslut ville vi lyfta in erfarenheter från verksamheterna i form av kvalitativa data. Vi sökte en balans mellan perspektiven och sätt på vilka vi kunde nå den balansen. Till vänster i illustrationen finns politiker och ledningen som tar beslut och till höger finns de i verksamheteten som påverkas av besluten. Tillsammans ger perspektiven en bättre helhetsbild och ett bättre underlag för beslut.
I Experio WorkLab ville vi utforska mer fullständiga beslutsunderlag. Vi såg att beslutsunderlag ofta var baserade på kvantitativ data såsom enkäter, statistik och uppföljningssiffror och att funktioner i beslutande ställning i en organisation ofta använde sig av den typen av underlag vid beslut. Genom att involvera de verkliga experterna, de som står närmast den fråga som beslutet gäller så ville vi få fram kvalitativa data. Alltså erfarenheter från verksamheterna som är berörda av beslutet. Kvalitativa data kan vara berättelser eller beskrivningar av upplevelser eller en känsla av effekten av ett visst beslut. Kanske genom ett tidigt test innan det fullskaliga beslutet tas.
Test i två verksamheter
Vi valde att testa i två verksamheter. Dels genom arbetet med Hälsokontrakt på Försäkringskassan där medarbetare och verksamhet fick vara delaktiga i att testa effekten av hälsokontraktet. Under testet samlades både kvantitativ och kvalitativ data in från deltagarna.
Hälsokontrakt på Försäkringskassan.
I Filipstads kommun ville verksamheten ta fram en ny policy - Policy för distansarbete. Även där fick vi möjlighet att involvera användarna i utvecklingen av policyn.
Involvering för att skapa nya policys.
I båda fallen upplevde verksamheterna positiva effekter av genomförandet. Andra typer av dataunderlag kom fram än vad som annars hade blivit fallet. Medarbetarna upplevde också en högre grad av delaktighet. De kände att de blev lyssnade på.
En konsekvens av det här sättet att arbeta är att förankringen av besluten blir lättare att få till. Medarbetarna i verksamheten får en ökad förståelse för besluten och sammanhanget som besluten tas i. Både beslutande chef och medarbetarna får en bättre helhetsbild.
Skärmdump av visualisering av beslutsunderlaget.
Ingående delar i ett beslutsunderlag
För att beskriva vilka delar som kan ingå i ett mer fullständigt beslutsunderlag lät vi göra en visualisering av beslutsunderlaget från Filipstads kommun. Vi presenterar där vad vi tog hänsyn till och varför, du hittar visualiseringen här: