Larmet - att förstå och förbättra arbetsmiljön

Ett arbetsmiljöproblem. En lösning. Det var vad medarbetarna på ett trygghetsboende såg framför sig – men genom tjänstedesign framkom flera olika lösningar. Processen skapade dessutom delaktighet och engagemang i arbetsgruppen.

I det här delprojektet samarbetade Region Värmland med ett kommunalt trygghetsboende. Tillsammans undersökte vi hur tjänstedesign som metod kunde bidra till arbetsmiljöarbetet, och inte minst till friskvårdfaktorn delaktighet.

Problembild

Personalen på trygghetsboendet blev ständigt avbrutna av de boende som larmade för att få hjälp med stort som smått. Situationen skapade stress, oro och bidrog till en försämrad arbetsmiljö. Medarbetarna var frustrerade. Varför lyssnade inte cheferna på deras förslag att införa en larmansvarig? Cheferna å sin sida kände sig maktlösa, då det saknades resurser för en sådan lösning.

Hur kunde vi gå vidare?

– Situationen var låst, men tjänstedesign är bra på det sättet. Metoden involverar användarna, packar upp frustration och undersöker vilka problem som finns under ytan, säger Elina Svensson Arvidsson, tjänstedesigner i Region Värmland.

I projektet användes bland annat verktyg som användarresan, ”larmometer” och intervjuer med medarbetare och boende.

Visualisering för att bryta ner problemet

Med användarresan skapade medarbetarna en bild, en tidslinje, som visualiserade hur en vanlig dag på trygghetsboendet såg ut. Där ringade de in flera arbetsmiljöproblem, där larmhanteringen var ett.

HR-strategen i projektet uttryckte sig så här:
– Något som jag verkligen tycker har varit insiktsfullt är att jobba med visualisering. En bild, som användarresan, kan skapa engagemang och samsyn på ett sätt som en rapport aldrig kan.

Nästa steg var att göra en ”larmometer”, en visualisering för att få medarbetarna att borra djupare i sin upplevelse av larmhanteringen. Parallellt genomfördes intervjuer med de boende.

Små förändringar – stor påverkan

Summa summarum kom nya insikter fram. Det fanns flera orsaker bakom larmandet som behövde flera olika lösningar. I stället för att fokusera på en larmansvarig skapades fler idéer på konkreta förbättringar för både medarbetarna och de boende.

Några exempel:

• Informationstavlor: Många larm handlade om frågor kring vem som jobbade eller vad som serverades till lunch.
• Anpassat schema: För att tillmötesgå de boendes behov av att snabbt bli hämtade efter aktiviteter.
• Färre fysiska hinder: Höga trösklar och andra begränsningar togs bort, vilket gav de boende större rörelsefrihet.
• Tryggare skiftbyten: Nya rutiner för att minska osäkerheten om vem som skulle ta över ansvaret.

Medarbetardriven utveckling

– Det mest kraftfulla i processen var inte de enskilda lösningarna, utan förflyttningen från att vilja ha en specifik resurs, en larmansvarig, till att själva identifiera och arbeta med kontinuerligt förbättringsarbete, säger Elina Svensson Arvidsson.

Chefernas roll blev att stötta och skapa förutsättningar för denna utveckling – något som gav både bättre arbetsmiljö och en större känsla av handlingskraft hos medarbetarna.

Genom att bryta ner problemet i mindre delar kunde konkreta åtgärder testas och implementeras, en insiktsfull och engagerande process där små förändringar gjorde stor skillnad.

Avdelningschefen uttryckte det så här:
– Vi har gett medarbetarna verktyg att sätta ord på det som är viktigt för dem, något som cheferna sen kan stötta utifrån sina resurser. Det är det som är kärnan i den här kulturförändringen.

Läs mer om tjänstedesign