Hållbart schema i Kristinehamn – delaktighet från början till slut
Med tjänstedesign togs nya hållbara scheman fram, en lyckad process med delaktighet från början till slut.
Delprojektledare, chefer och medarbetare berättar om Kristinehamns utvecklingsarbete, där många funktioner involverats för att förstå olika behov och samskapat Hållbara scheman.
På ett äldreboende utanför Kristinehamn hade man arbetsscheman som innebar att medarbetare jobbade dag – kväll – dag. Mellan vissa arbetspass fanns det ingen tid för återhämtning, när de jobbat kväll och kom hem sent började de arbeta väldigt tidigt dagen efter. Det fanns ingen tid för återhämtning mellan vissa arbetspass. Med tjänstedesign togs nya hållbara scheman fram, en lyckad process med delaktighet från början till slut.
Efter ett initialt utforskande på hur andra kommuner jobbat med schemaläggning och genom en enkät till medarbetarna på äldreboendet skapades ett nuläge att utgå ifrån.
Proffs på scheman bjöds in
Inför den första workshopen med arbetsgruppen bjöds bemanningscentrum in, vilka är proffs på schema, och fackliga representanter för att skapa samsyn från start. Under detta första möte fick medarbetarna berätta hur de upplevde sitt schema, de inbjudna representanterna kunde ställa frågor och få en tydligare bild av medarbetarnas situation. Medarbetarna fick svar på varför vissa önskemål går att tillgodose och andra inte, vilket ökade den gemensamma förståelsen.
Därefter sammanställde bemanningscentrum informationen och satte ihop ett nytt schema som grundade sig på det som medarbetarna hade gett uttryck för och önskat. Schemat ska bidra till att medarbetare håller hela arbetslivet därav namnet "Hållbart schema". Efter dialog om det nya schemat beslutades det att testa i arbetsgruppen. Testet skulle vara i åtta veckor.
Revideringar gemensamt
Under andra workshopen hade arbetsgruppen förslag på ändringar i schemat som de framförde till bemanningscentrum och de fackliga representanterna. Dessa ändringar tog bemanningscentrum med sig och reviderade scheman skickades ut inför nästa testperiod. Delprojektledaren säger:
”Vi tror att de främsta framgångsfaktorerna handlar om delaktighet; att alla som har erfarenhet, kunskap och kan påverka schemat fick sitta i samma rum. Ingen har arbetet så här förut, det är ett helt nytt arbetssätt.”
Efter andra testperioden upplevde medarbetarna att schemat funkade bättre, men att de ofta jobbade med samma personer. Detta fångade bemanningscentrum upp och justerade i schemat för att få mer rotation.
Mer återhämtning
Medarbetarna upplevde att det nya schemat gav dem mer återhämtning mellan passen och att de har fått en bättre förståelse för hur schemaläggning går till. Medarbetarna ger uttryck för tacksamhet att de har fått vara delaktiga och alla utom en medarbetare önskar att fortsätta med det nya schemat framöver. Delprojekledaren säger:
”Det har verkligen varit en lyckad process som bygger på delaktighet från början till slut. Medarbetarna har verkligen fått vara delaktiga och vi hade inte lyckats om vi inte hade haft med oss dem hela vägen.”
