Sekretess och arkivregler
Molkoms folkhögskola styrs av Förvaltningslagen beträffande hur handlingar skall bevaras och gallras.
Offentlighetsprincipen och sekretesslagen reglerar hur offentlighet och sekretess handläggs. Skolan värnar om skyddade identiteter, genom sekretess av personuppgifterna för dessa. Dataskyddsförordningen styr också hur skolan ska behandla personuppgifter.
Förvaltningslagen
Region Värmlands folkhögskolor omfattas även av förvaltningslagen (2017:900). Förvaltningslagen rör myndigheters handläggning av ärenden och serviceskyldigheter gentemot allmänheten. Detta innebär bland annat att du på en offentligägd folkhögskola kan begära och ställa krav på att ärenden ska handläggas inom en rimlig tid. Anmälningar enligt förvaltningslagen kan bara göras av den som är direkt berörd och anmälan ska ske senast tre veckor efter att det beslut du vill klaga på har fattats.
Offentlighetsprincipen och sekretess
Molkoms folkhögskola omfattas av bestämmelser om offentlighet och sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). En del av offentlighetsprincipen är handlingsoffentligheten som ger var och en rätt att begära att ta del av allmänna handlingar.
Alla handlingar som kommer in och skickas ut från myndigheter är i princip allmänna och normalt offentliga, det vill säga tillgängliga för vem som helst. Utkast, till exempel en preliminär studieomdömessättning, är inte allmän handling medan färdiga studieomdömen är det.
Dokument som rör elevvårdande verksamhet är sekretessbelagda. Det är även uppgifter som har att göra med psykologisk undersökning eller behandling, enskilda personliga förhållanden hos kurator och studie- och yrkesvägledare.
Utredningar och samtal i disciplinärenden och i samband med avskiljande kan sekretessbeläggas men själva beslutshandlingen är offentlig. (Offentlighets- och sekretesslagen 23 kap 5 §, texten gäller från 1 juli 2011)
Om en studerande känner sig hotad och det är troligt att personen är förföljd kan den studerandes och nära anhörigas identitet, adress och personnummer skyddas. Det är mycket viktigt att den studerande som har skyddad identitet talar om detta för skolledningen i samband med skolstart. Om studerande inte vill finnas med foto på hemsida, i broschyrer och sociala medier respekteras detta.
Dataskyddsförordningen – GDPR
GDPR gäller inom hela EU och bestämmer hur offentliga myndigheter och företag ska behandla personuppgifter. Lagen ger studerande ökade rättigheter att få veta vilka personuppgifter skolan hanterar, med vilken laglig grund de hanteras, vilka som har tillgång till dem och hur länge de sparas. Det finns andra lagar som går före GDPR bland annat offentlighetsprincipen och arkivlagen. Om det finns personuppgifter i allmänna handlingar, kan de lämnas ut med stöd av offentlighetsprincipen, såvida inte uppgifterna omfattas av sekretess.
Arkivering
Folkhögskolan följer förvaltningslagen och Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av studerande uppgifter, beslut och handlingar.
Folkhögskolorna bevarar utfärdade intyg och behörigheter samt studieomdömen för deltagare i allmän kurs för framtida behov. Skolorna följer intentionerna avseende arkivvård i arkivlagen (1990:782) och bevarar intyg och behörigheter i minst 50 år.
