Sekretess och arkivregler

Huvudman för Klarälvdalens folkhögskola är kommunförbundet Region Värmland. Vi styrs av Förvaltningslagen då det gäller hur handlingar ska bevaras och gallras och offentlighetsprincipen och sekretesslagen reglerar hur de sökandes personuppgifter hanteras.

Förvaltningslagen behandlar myndigheters handläggning av ärenden och serviceskyldigheter gentemot allmänheten.

Offentlighetsprincipen ger var och en rätt att begära ut och ta del av allmänna handlingar. Alla handlingar som kommer in till skolan och som skickas ut, till exempel brev, beslut, protokoll och utredningar är i princip allmänna och normalt offentliga, det vill säga tillgängliga för vem som helst. Utkast och minnesanteckningar, till exempel preliminär studieomdömessättning, är inte allmänna handlingar medan färdiga studieomdömen är det. Dokument som rör elevvårdande verksamhet, uppgifter som rör psykologiska utredningar, samtal med kuratorer och studie-och yrkesvalsledare är sekretessbelagda. Utredningar och samtal i disciplinärenden och i samband med avskiljande kan sekretessbeläggas men själva beslutshandlingen är offentlig.

För dig som söker en utbildningsplats på vår skola innebär detta att dina ansökningshandlingar är offentliga, vem som helst kan begära att få läsa din ansökan. Du har dock möjlighet att begära att ditt personliga brev behandlas med sekretess. Du kryssar då för en speciell ruta på ansökningsblanketten och skolan kommer att förvara ditt personliga brev inlåst. Endast kursansvarig, administrativ personal samt rektor kommer att kunna läsa det.

Har du skyddad identitet och vill söka en av våra kurser ber vi dig ta kontakt med oss innan du skickar in dina handlingar. Vi kommer då att behandla din ansökan efter speciella rutiner för att garantera din anonymitet.

Dina ansökningshandlingar förvaras i en pärm på skolans kontor och dina uppgifter registreras i det elevadministrativa dataprogrammet. Här ligger sedan dina uppgifter kvar medan dina pappershandlingar förstörs efter några år.

Som deltagare hos oss är du naturligtvis skyddad av Dataskyddsförordningen (GDPR) när det gäller hur skolan behandlar dina handlingar. Du får vid kursstart skriva på ett dokument där du väljer hur foton som tas på dig under studietidens gång får användas av skolan på hemsidan eller i tryckt material.

De intyg du får när du är klar med dina studier hos oss kopieras och arkiveras.

Kommer du inte in på en utbildning eller lämnar återbud innan kursstart skickar vi tillbaka dina handlingar.

Om Dataskyddsförordningen på Datainspektionens webbplats.

Om Offentlighets- och sekretesslagen på Riksdagens webbplats.